Hồ sơ khối lượng hoàn thành mỗi kỳ gồm những gì và vì sao hay bị trả về?

Ngày 06/11/2026

Mỗi kỳ thanh toán, QS của nhà thầu lập một bộ hồ sơ khối lượng hoàn thành để chứng minh phần việc đã làm và đề nghị chủ đầu tư thanh toán. Hồ sơ bị trả về một lần là chậm thêm một vòng duyệt, có khi lỡ cả kỳ, và tiền về chậm theo.

Bài này dành cho QS nhà thầu lập hồ sơ mỗi kỳ, nhất là người mới tiếp nhận một dự án đang thanh toán dở: bộ hồ sơ gồm những gì, các con số phải nối với nhau thế nào, và những lý do hồ sơ hay bị trả về.

Bộ hồ sơ một kỳ thường gồm những gì

Tài liệu Nội dung chính Người duyệt xem gì
Văn bản đề nghị thanh toán Số đợt, giá trị đề nghị bằng số và bằng chữ Khớp với bảng tổng hợp giá trị
Bảng tổng hợp giá trị đề nghị thanh toán Giá trị hợp đồng, lũy kế đến kỳ trước, kỳ này, lũy kế đến kỳ này; thu hồi tạm ứng, giữ lại, khấu trừ Các phép cộng trừ, tỷ lệ thanh toán theo hợp đồng
Bảng xác định giá trị khối lượng hoàn thành theo đầu mục BOQ Khối lượng hợp đồng, lũy kế, kỳ này, đơn giá, thành tiền Lũy kế có vượt khối lượng hợp đồng không, đơn giá có đúng phụ lục mới nhất không
Bảng khối lượng chi tiết Diễn giải theo tháp, tầng, căn hoặc phân khu, lô, căn Số lấy từ đâu, tính theo bản vẽ nào
Bảng % hoàn thành theo tầng, khu vực Phần đã làm xong, có xác nhận của giám sát Khớp với khối lượng đưa vào kỳ này
Biên bản nghiệm thu và hồ sơ đi kèm Theo danh mục hợp đồng yêu cầu Đủ chữ ký, đúng phạm vi, đúng thời điểm
Phát sinh, khấu trừ Phụ lục, biên bản đã duyệt Mỗi khoản ngoài BOQ có căn cứ

Danh mục cụ thể nằm ở điều khoản thanh toán của từng hợp đồng và biểu mẫu của chủ đầu tư. Nên đọc kỹ phần này ngay từ kỳ đầu, vì đổi biểu mẫu giữa chừng tốn công hơn nhiều so với làm đúng từ đầu.

Các con số phải nối được với nhau

Từng tài liệu đúng chưa đủ. Người duyệt sẽ đi theo một chuỗi: bảng khối lượng chi tiết, nhân % hoàn thành từng tầng, ra khối lượng lũy kế từng đầu mục, nhân đơn giá ra giá trị, cộng lên bảng tổng hợp, rồi đến số tiền trên văn bản đề nghị. Đứt ở mắt xích nào thì bị hỏi ở mắt xích đó.

  • Lũy kế kỳ trước lấy theo hồ sơ đã duyệt, không phải hồ sơ đã nộp. Hai con số này thường khác nhau sau khi bị điều chỉnh.
  • Tầng nào tính trong kỳ phải có trang % hoàn thành tương ứng. Đánh dấu từng trang đã kiểm để không thiếu, không trùng.
  • Đủ phạm vi: tính tầng 5, 6, 8 thì phải biết vì sao không có tầng 7, sót hay thật sự chưa làm.
  • Mỗi khoản cộng trừ ngoài BOQ có một biên bản hoặc phụ lục đi kèm.
  • Số tiền bằng chữ khớp bằng số, làm tròn ở dòng tổng chứ không làm tròn từng dòng.

6 lý do hồ sơ hay bị trả về

Lý do Cách tránh
Lũy kế kỳ trước lấy theo số đã nộp, không theo số đã duyệt Có kết quả duyệt là cập nhật ngay vào file theo dõi lũy kế
% hoàn thành trong bảng tính khác % trên bảng giám sát đã ký Lấy % từ bảng đã ký, không lấy từ báo cáo nội bộ
Lũy kế vượt khối lượng hợp đồng mà không giải thích Tách phần vượt thành dòng riêng, kèm nguyên nhân và căn cứ
Phát sinh chưa duyệt đã cộng vào giá trị Theo dõi ở mục «chờ duyệt», chưa cộng vào tổng
Dùng đơn giá cũ khi đã có phụ lục điều chỉnh Đơn giá dẫn từ một bảng duy nhất, cập nhật khi có phụ lục
Sai biểu mẫu, thiếu chữ ký, bằng chữ khác bằng số Soát lại danh mục và biểu mẫu trước khi trình ký

Chuẩn bị từ kỳ đầu để kỳ nào cũng nhanh

  • Một file theo dõi lũy kế theo đầu mục và theo tầng cho cả hợp đồng. Mỗi kỳ một trang riêng, kỳ cũ giữ nguyên để đối chiếu.
  • Thông tin chung như số đợt, kỳ thi công, số hợp đồng chỉ nhập một chỗ rồi dẫn sang mọi trang, tránh mỗi trang ghi một kiểu.
  • Đặt tên biên bản theo một quy tắc: ngày, loại biên bản, nội dung. Sắp theo tên là ra đúng thứ tự thời gian.

Lưu bản đã duyệt của từng kỳ (bản có chữ ký) cạnh bản đã nộp, để kỳ sau biết chắc lũy kế lấy từ đâu.

Câu hỏi thường gặp

1. Lũy kế một đầu mục đã vượt khối lượng hợp đồng thì đề nghị thế nào?

Tùy loại hợp đồng. Hợp đồng đơn giá cố định thì thanh toán theo khối lượng thực tế được nghiệm thu, nhưng phần vượt nhiều so với BOQ thường bị hỏi kỹ, nên kèm giải trình nguyên nhân: BOQ thiếu, bản vẽ đổi hay tính lại. Hợp đồng trọn gói thì thanh toán theo % hoàn thành của hạng mục. Khối lượng vượt BOQ không làm tăng giá trị nếu không có thay đổi phạm vi được duyệt. Trường hợp nào cũng nên tách phần vượt thành dòng riêng để người duyệt thấy ngay.

2. Giám sát chỉ xác nhận % hoàn thành thấp hơn thực tế thì làm sao?

Đề nghị theo đúng % giám sát đã ký để cả bộ hồ sơ không bị treo. Phần chênh ghi lại theo từng tầng, kèm ảnh hiện trường, đưa vào kỳ sau khi có xác nhận bổ sung. Giữ cả kỳ để tranh luận vài phần trăm ở một tầng thường thiệt hơn.

3. Hồ sơ kỳ trước chưa duyệt xong, kỳ này có nộp tiếp được không?

Được. Lũy kế kỳ trước tạm lấy theo số đã nộp và ghi rõ «chờ duyệt». Khi kỳ trước có kết quả, phần chênh điều chỉnh ở kỳ kế tiếp qua lũy kế. Cần theo dõi riêng những kỳ đang treo để không lẫn số.

4. Biên bản chưa đủ chữ ký thì có đưa khối lượng vào kỳ này không?

Nên để riêng, ghi rõ chờ ký. Đưa vào trước thường bị loại khi duyệt và làm lệch lũy kế các kỳ sau.

QSTV lập hồ sơ khối lượng hoàn thành

QSTV lập hồ sơ thanh toán cho nhà thầu theo từng kỳ: bảng khối lượng chi tiết và tổng hợp theo biểu mẫu chủ đầu tư, bảng % hoàn thành theo tầng, đối chiếu lũy kế với hồ sơ đã duyệt, và giải trình đến khi hồ sơ được chấp nhận. Với dự án đang thanh toán dở, QSTV tiếp nhận từ hồ sơ đã duyệt gần nhất để nối lũy kế.

Nếu kỳ thanh toán tới cần nộp gấp, hoặc vừa nhận một dự án đang thanh toán dở, nhà thầu gửi cho QSTV link bộ bản vẽ, BOQ, hồ sơ đã duyệt kỳ gần nhất và phạm vi cần làm. QSTV sẽ xem hồ sơ và báo lại phạm vi công việc, thời gian thực hiện và chi phí. Bản vẽ chưa đủ bộ cũng không sao, nhà thầu cứ gửi phần đang có. Có mặt bằng các tầng, mặt đứng, mặt cắt là QSTV đã báo giá được.

Nếu chỉ cần hỏi nhanh một câu, nhà thầu gọi 0911 690 553 hoặc email contact@qstv.vn để được tư vấn.

Gửi hồ sơ nhận báo giá