Quy trình bóc tách khối lượng và phối hợp với đơn vị QS

Bóc tách khối lượng không bắt đầu bằng việc mở bản vẽ ra đo. Nhiều sai sót đến từ những việc lẽ ra phải làm trước khi đo: đọc hợp đồng, đọc quy định tính toán, kiểm bộ bản vẽ, làm rõ chỗ thiếu. Bài này đi qua quy trình bóc tách khối lượng theo năm giai đoạn, và những gì nhà thầu cần phối hợp khi giao việc cho một đơn vị QS bên ngoài.

Bài viết cho QS nhà thầu ở giai đoạn thực hiện hợp đồng, tức là làm hồ sơ thanh toán, quyết toán. Ở giai đoạn dự toán, dự thầu thì chưa có hợp đồng: căn cứ là hồ sơ mời thầu, chỉ dẫn kỹ thuật, BOQ mời thầu, và thời gian thường gấp hơn nhiều. Phần đó xem ở bài Bảng khối lượng dự thầu cần thống nhất những đầu ra nào.

1. Trước khi tính

• Đọc hợp đồng: đơn giá, đầu mục, đầu mục nào đã bao gồm công tác phụ, phạm vi thi công, chu kỳ thanh toán, tài liệu phải nộp.
• Đọc quy định tính toán được chủ đầu tư phát hành hoặc phê duyệt. Không có thì theo quy định đo bóc của Bộ Xây dựng.
• Kiểm bộ bản vẽ: đúng lần phát hành mới nhất chưa, CAD và PDF có lệch không, thiết kế và shop có lệch không, file CAD có đúng tỷ lệ 1:1 không.
• Khoanh phạm vi: tháp nào, tầng nào, hạng mục nào, đặc biệt khi chỉ tính một phần cho một kỳ thanh toán.

2. Làm rõ chỗ thiếu

Gom các điểm bản vẽ thiếu, BOQ lệch bản vẽ, đầu mục khó hiểu thành danh sách câu hỏi, mỗi câu có đề xuất tạm tính. Gửi sớm, vì chờ trả lời thường lâu hơn thời gian tính.

RFI ở giai đoạn này còn có lợi về sau: thông tin bản vẽ và BOQ được xác nhận sớm giúp nhà thầu vẽ shop drawing, trình mẫu vật liệu, lập kế hoạch vật tư nhanh hơn, không phải mỗi bộ phận tự hỏi lại cùng một chỗ.

3. Tính khối lượng

Kết quả của bước này không chỉ là con số. Một bộ khối lượng dùng được lâu dài gồm hai phần đi cùng nhau: bản vẽ khối lượng và bảng tính.

3.1 Trên bản vẽ khối lượng

• Mỗi vị trí được tính vẽ bằng polyline chi tiết: đoạn tường, mảng trần, mảng chống thấm, ô cửa…
• Tách layer theo từng loại công tác, mỗi công tác một màu, nhìn vào là biết phần nào đã tính, phần nào chưa.
• Có tổng chiều dài, tổng diện tích ngay trên CAD, cùng các thông tin đi kèm như loại tường, bề dày, chiều cao.
• Mỗi tầng một khung, ghi tên tầng và lần phát hành bản vẽ đã dùng.

3.2 Trên bảng tính

• Phân cấp theo tháp, tầng, căn, phòng hoặc cấu kiện. Với dự án thấp tầng là phân khu, lô, căn.
• Mỗi dòng diễn giải đủ dài, rộng, cao, số lượng. Phần trừ (cửa, cấu kiện chiếm chỗ) để dòng riêng, không gộp vào một con số.
• Tầng mẫu diễn giải đầy đủ, tầng giống ghi rõ lấy theo tầng nào.
• Tổng hợp theo đúng đầu mục BOQ, theo tầng và theo căn.
• Ghi chú, số phiếu RFI nằm ngay cạnh dòng tính liên quan.

Tổ chức như vậy thì cùng một bộ khối lượng dùng được cho nhiều việc: kiểm tra, giải trình, hồ sơ thanh toán theo % hoàn thành từng tầng, thanh toán cho nhà thầu phụ, lập kế hoạch vật tư. Khi bản vẽ đổi, chỉ cần khoanh phần thay đổi để cập nhật. Mọi lưu ý và điểm bất thường phát hiện trong lúc tính ghi lại ngay, không để nhớ.

4. Kiểm tra

Kiểm từ tổng quan đến chi tiết: so tổng với BOQ, so các tầng và căn tương tự, xem tỷ lệ giữa các công tác…, rồi mới rà chi tiết những chỗ nghi ngờ. Người kiểm nên là người khác người tính.

5. Bàn giao và giải trình

Bàn giao gồm bảng khối lượng chi tiết, bảng tổng hợp, bản vẽ khối lượng, thuyết minh và quy ước tính, danh sách câu hỏi còn mở. Sau khi nộp hồ sơ, còn vòng giải trình với tư vấn, chủ đầu tư, có khi kéo dài vài tháng.

Phối hợp giữa nhà thầu và đơn vị QS

Câu hỏi thường gặp

1. Một gói bóc tách khối lượng mất bao lâu?

Thường từ 2 đến 8 tuần, tùy quy mô, độ phức tạp của dự án và nhân sự sẵn có. Ở giai đoạn đấu thầu có thể ưu tiên thời gian. Ở giai đoạn thanh quyết toán nên ưu tiên độ chính xác, mức độ chi tiết và việc dễ giải trình, vì khối lượng còn được dùng cho nhiều việc khác của dự án: thanh toán nhiều kỳ, nhà thầu phụ, kế hoạch vật tư, quyết toán. Nên xét tổng lợi ích, đừng đổi lấy kết quả sớm hơn 1–2 tuần mà mất phần lợi ích lớn hơn.

2. Bản vẽ đổi khi đang tính dở thì làm tiếp hay dừng lại?

Không dừng toàn bộ. Khoanh phần bị ảnh hưởng theo danh mục bản vẽ mới. Phần không đổi vẫn làm tiếp, phần đổi tính theo bản mới và giữ lại số cũ để đối chiếu. Hai bên thống nhất lần phát hành nào là căn cứ để chốt.

3. Quy định tính toán của dự án khác quy định đo bóc chung thì theo cái nào?

Theo quy định tính toán được chủ đầu tư phát hành hoặc phê duyệt, vì đó là căn cứ thanh toán của hợp đồng. Quy định chung chỉ dùng cho những chỗ quy định của dự án không nói tới. Chỗ hai bên hiểu khác nhau thì ghi RFI, không tự chọn.

4. Nhà thầu chỉ cần gấp một phần cho kỳ thanh toán gần nhất thì có làm trước phần đó được không?

Được. Chia đợt theo mốc nộp: phần cần cho kỳ gần nhất làm trước, phần còn lại theo sau. Nhưng bảng tính và bản vẽ khối lượng nên tổ chức cho cả dự án ngay từ đầu, để khi ghép các đợt không phải làm lại.

QSTV làm việc với nhà thầu thế nào

QSTV đi đủ năm giai đoạn trên, trao đổi online với một người phụ trách phía nhà thầu, và khi nhà thầu cần thì thay mặt giải trình với chủ đầu tư đến khi hồ sơ được chấp nhận. Chốt chủ trương xong là QSTV bắt tay vào làm, hợp đồng tư vấn lập song song, có khi hoàn thiện sau, vì ưu tiên của QSTV là việc của nhà thầu không bị chậm.

Nếu đang chuẩn bị giao một gói khối lượng ra ngoài, nhà thầu gửi cho QSTV link bộ bản vẽ, BOQ và phạm vi cần làm. QSTV sẽ xem hồ sơ và báo lại phạm vi công việc, thời gian thực hiện và chi phí. Bản vẽ chưa đủ bộ cũng không sao, nhà thầu cứ gửi phần đang có. Có mặt bằng các tầng, mặt đứng, mặt cắt là QSTV đã báo giá được.

Nếu chỉ cần hỏi nhanh một câu, nhà thầu gọi 0911 690 553 hoặc email contact@qstv.vn để được tư vấn.

Gửi hồ sơ nhận báo giá