Thuê ngoài QS khi nào phù hợp với nhà thầu?

Nhà thầu nào cũng có QS ở công trường. Nhưng có những thời điểm lượng việc vượt quá sức đội ngũ QS hiện có: sắp đến kỳ thanh toán, QS nghỉ việc giữa chừng, chủ đầu tư yêu cầu làm lại hồ sơ theo biểu mẫu mới. Lúc đó, thuê ngoài QS là cách giữ tiến độ hồ sơ mà không phải tuyển thêm người.

Bài này giúp nhà thầu nhận ra khi nào nên thuê ngoài, nên giao phần việc nào và cần chuẩn bị gì để làm việc với đơn vị QS bên ngoài cho hiệu quả.

6 tình huống nhà thầu thường cần thuê ngoài QS

1. Thiếu nhân sự QS

Dự án lớn nhưng đội ngũ QS mỏng, hoặc QS nghỉ việc giữa chừng mà tuyển người mới không kịp. Nhà thầu mở nhiều dự án cùng lúc thì QS mới vào nghề lại chưa đủ kinh nghiệm để tự tính khối lượng chi tiết.

2. QS có quá nhiều việc, không còn thời gian tính khối lượng

Tính khối lượng chỉ là một trong rất nhiều việc của QS nhà thầu ở công trường. Một QS công trường thường phải lo cùng lúc:

• Tính và kiểm tra khối lượng từ bản vẽ thiết kế, bản vẽ shop.
• Lập và quản lý hồ sơ thanh toán, quyết toán với chủ đầu tư, kể cả giải trình.
• Xác nhận khối lượng, lập và quản lý hồ sơ thanh toán với nhà thầu phụ, nhà cung cấp, tổ đội, rồi thanh lý hợp đồng.
• Theo dõi phát sinh tăng giảm so với hợp đồng và phát sinh mới trên công trường.
• Lập kế hoạch vật tư, thống kê vật tư, máy, nhân công công nhật. Đối chiếu hàng về với kế toán để kiểm soát hao hụt.
• Theo dõi chi phí dự án theo ngân sách đã duyệt, lập kế hoạch tài chính.
• Báo cáo tuần cho chỉ huy trưởng, giám đốc dự án và họp giao ban.

Với ngần ấy việc, ngồi đọc bản vẽ và tính khối lượng chi tiết, vốn tốn công nhất, thường là việc bị đẩy lùi.

3. Dự án phức tạp

Nhiều tháp, nhiều loại căn hộ, nhiều loại vật liệu hoàn thiện, bản vẽ shop cập nhật liên tục. Khối lượng phải tách đến từng tầng, từng căn mới khớp được với BOQ.

4. Chủ đầu tư yêu cầu cao về độ chi tiết và cách trình bày

Yêu cầu trình bày không chỉ nằm ở bảng tính. Nhiều chủ đầu tư yêu cầu cả hai:

• Trên bảng tính: diễn giải đến từng căn, từng phòng, theo biểu mẫu riêng của chủ đầu tư.
• Trên bản vẽ: bản vẽ khối lượng thể hiện bằng polyline chi tiết từng vị trí, tách layer theo từng loại công tác, có tổng chiều dài, tổng diện tích ngay trên CAD để tư vấn đối chiếu với bảng tính.

Hồ sơ bị trả về chỉ vì trình bày chưa đúng yêu cầu, dù số liệu không sai.

5. Cần hồ sơ khối lượng hoàn chỉnh trong thời gian ngắn

Sắp đến kỳ thanh toán, sắp quyết toán, hoặc chủ đầu tư yêu cầu nộp gấp. Mỗi kỳ hồ sơ chậm là dòng tiền của dự án chậm theo.

6. Hồ sơ tồn đọng nhiều năm chưa chốt

Hồ sơ đã qua tay nhiều đời QS nhưng vẫn chưa chốt được với chủ đầu tư. Người làm trước đã nghỉ, không ai còn nắm được số liệu cũ dựa trên bản vẽ nào.

Gặp một trong các tình huống trên, thuê ngoài thường nhanh hơn tuyển người: không mất thời gian tuyển và đào tạo, và không phải giữ thêm biên chế khi dự án kết thúc.

Nên giao phần việc nào cho đơn vị QS bên ngoài

Phần nên giao là phần tốn công và cần làm tập trung:

• Tính khối lượng chi tiết từ bản vẽ: bảng tính và bản vẽ khối lượng.
• Lập hồ sơ thanh toán, quyết toán theo biểu mẫu của chủ đầu tư.
• Chỉnh sửa và giải trình với tư vấn giám sát, chủ đầu tư.

Ba cách nhà thầu thường giao việc

• Giao toàn bộ các bộ môn: kết cấu, kiến trúc, MEPF của cả dự án.
• Giao từng bộ môn: ví dụ chỉ giao kiến trúc, nhà thầu tự làm kết cấu.
• Giao từng hạng mục: ví dụ kết cấu phần hầm, kết cấu phần thân, hay kiến trúc từ hầm đến thân của một tháp.

Cách nào cũng cần ranh giới rõ: bộ môn nào, tháp nào, từ tầng nào đến tầng nào. Ghi chung chung “hỗ trợ QS dự án” thì hai bên dễ hiểu khác nhau về khối lượng công việc.

Giao cả phần giải trình

Đơn vị QS lập bảng tính là người hiểu rõ nhất từng con số. Vì vậy có thể giao luôn cho họ thay mặt nhà thầu giải trình trực tiếp với tư vấn, chủ đầu tư. Câu hỏi được trả lời ngay tại chỗ, không phải chuyển qua chuyển lại giữa ba bên, nên thời gian giải trình rút ngắn và QS nhà thầu đỡ được một khâu tốn thời gian nhất.

Phần nhà thầu nên giữ: quyết định những điểm chưa rõ về phạm vi, xác nhận khối lượng thực tế thi công và phê duyệt các điểm chốt với chủ đầu tư.

Chuẩn bị gì trước khi liên hệ đơn vị QS

• Link thư mục lưu trữ bộ bản vẽ đầy đủ (bản vẽ thiết kế hoặc shop drawing), ghi rõ lần phát hành.
• BOQ hợp đồng, để khối lượng được bóc theo đúng đầu mục.
• Quy định tính toán được chủ đầu tư phát hành hoặc phê duyệt, nếu có.
• Biểu mẫu hồ sơ chủ đầu tư yêu cầu, nếu có.
• Mốc cần nộp.
• Một người phía nhà thầu trả lời câu hỏi trong quá trình làm.

Để báo giá, tối thiểu cần mặt bằng các tầng, mặt đứng, mặt cắt, BOQ và phạm vi cần làm. Quy định tính toán, biểu mẫu, mốc nộp, người phụ trách có thể bổ sung sau.

Bản vẽ về từng phần cũng không cần chờ đủ bộ. Phần nào đã có bản vẽ thì tính trước, phần còn lại làm tiếp khi bản vẽ phát hành. Hai bên chỉ cần thống nhất từ đầu cách cập nhật khi thiết kế điều chỉnh.

Khi nào chưa nên thuê ngoài

• Khối lượng ít, QS nhà thầu tự làm trong vài ngày được.
• Vướng ở phạm vi, không phải thiếu người tính. Ví dụ phạm vi công việc chưa thống nhất với chủ đầu tư thì thêm người tính cũng chưa gỡ được.

Câu hỏi thường gặp

1. Thuê ngoài thì QS nhà thầu còn phải làm gì?

Kiểm tra và xác nhận kết quả, quyết định những điểm về phạm vi, phê duyệt các điểm chốt. Đơn vị QS làm phần tính, lập hồ sơ và có thể thay mặt giải trình. Nhà thầu vẫn là bên chịu trách nhiệm với chủ đầu tư.

2. Có cần gửi toàn bộ bản vẽ ngay khi hỏi giá không?

Nên gửi. Cách nhanh nhất là gửi link thư mục lưu trữ bộ bản vẽ đầy đủ, kèm BOQ và phạm vi cần làm, để đơn vị QS báo giá sát với khối lượng công việc thật. Nếu chưa gửi được hết, tối thiểu cần mặt bằng các tầng, mặt đứng, mặt cắt, BOQ và phạm vi.

3. Dự án đang thanh toán dở, QS cũ nghỉ, đơn vị mới tiếp nhận thế nào?

Bắt đầu từ hồ sơ đã duyệt gần nhất: lũy kế đến kỳ nào, tính theo bản vẽ lần phát hành nào, còn ý kiến giải trình nào chưa đóng. Đơn vị mới rà lại cách tính ở vài tầng mẫu, căn mẫu trước khi làm tiếp. Phần đã duyệt không tính lại từ đầu nếu không phát hiện sai.

4. Đơn vị QS ở xa có làm được không?

Được. Phần lớn công việc làm trên bản vẽ và bảng tính, trao đổi và giải trình online. QSTV đang nhận dự án ở cả ba miền.

QSTV bóc tách khối lượng cho nhà thầu

Công ty TNHH QS Thiên Việt (QSTV) bóc tách khối lượng kết cấu, kiến trúc và MEPF, lập hồ sơ thanh toán và quyết toán cho nhà thầu, chủ yếu ở nhà cao tầng (chung cư, khách sạn), dự án biệt thự, nhà liền kề, shophouse và nhà công nghiệp. Bảng tính và bản vẽ khối lượng trình bày rõ ràng, dễ kiểm tra. Khi nhà thầu cần, QSTV thay mặt giải trình với chủ đầu tư đến khi hồ sơ được chấp nhận. Chốt chủ trương xong là QSTV bắt tay vào làm, hợp đồng tư vấn lập song song, có khi hoàn thiện sau, vì ưu tiên của QSTV là việc của nhà thầu không bị chậm.

Nếu QS công trường đang quá tải, hay sắp đến kỳ thanh toán mà hồ sơ chưa xong, nhà thầu gửi cho QSTV link bộ bản vẽ, BOQ và phạm vi cần làm. QSTV sẽ xem hồ sơ và báo lại phạm vi công việc, thời gian thực hiện và chi phí. Bản vẽ chưa đủ bộ cũng không sao, nhà thầu cứ gửi phần đang có. Có mặt bằng các tầng, mặt đứng, mặt cắt là QSTV đã báo giá được.

Nếu chỉ cần hỏi nhanh một câu, nhà thầu gọi 0911 690 553 hoặc email contact@qstv.vn để được tư vấn nhanh chóng!

Gửi hồ sơ nhận báo giá